א. מהי נציגות דיירים?

נציגות הדיירים בפרויקטים של התחדשות עירונית, הינה גוף אשר נבחר על ידי הדיירים והוסמך לייצג את האינטרסים שלהם מול היזם, הרשויות והגורמים המקצועיים ולפעול לקידום הפרויקט. תפקיד הנציגות הוא לשמור על האינטרסים של כל בעלי הדירות ולהבטיח הליך יעיל ככל הניתן.
הנציגות צריכה לשמור על תקשורת שוטפת עם בעלי הדירות ולפעול בשקיפות מלאה וכך לייצג את ציפיותיהם ואת צרכיהם. בנוסף, על הנציגות להיות אחראית על בחירת האנשים המתאימים שיעבדו עבור קידום הפרויקט שלכם.
את הנציגות מומלץ למנות באסיפת בעלי הדירות, כשלב הבא בקידום הפרויקט. במתחמים גדולים ניתן לקיים מספר אספות ולמנות נציג לכל בניין או כניסה.

ב. תפקידי הנציגות

• לאסוף מידע, ללמוד ולהתייעץ עם מומחים נוספים. 
• לגבש תכנית עבודה מסודרת.
• לקיים הליך מוסדר ומעמיק של בחירת אנשי מקצוע מלווים.
• לערוך מכרז לבחירת יזם, ספק ו/או כל הליך בחירה מוסדר אחר.
• ללוות את תהליך המשא ומתן וההתקשרות החוזית לצד העורך דין שייבחר.
• לעדכן באופן שוטף את בעלי הדירות על ההתקדמות ולערוך כנסים רחבים בנקודות משמעותיות במהלך הפרויקט.
• לאסוף מידע על צרכים מיוחדים ושוטפים, על בעיות ושאלות מכל בעלי הדירות ולהבטיח מענה הולם במשך כל תקופת הבנייה ולא רק בעת ההתקשרות החוזית.
• לדאוג לתיעוד מסודר של ישיבות ומפגשים.
• לייצג בנאמנות את האינטרסים של כלל הדיירים בפרויקט.

מה הנציגות אינה יכולה לעשות?

• הנציגות אינה יכולה לחתום על חוזים והסכמים בשם בעלי הדירות.
• הנציגות אינה מחליפה עו״ד מטעם הדיירים ואת יתר בעלי המקצוע.

חברי הנציגות יכולים למנות צוותים ייעודיים לטיפול בתחומים שונים, למשל:

• מנהל הנציגות: קובע פגישות, שולח הזמנות לכולם, שולח דוא״ל לוועד, מרכז את הפגישות.
• אחראי על התקשורת בין הוועד לכלל בעלי הדירות: מעדכן את בעלי הדירות על ההתפתחויות בתהליך. 
  מפתח ערוצי תקשורת נוחים לעדכון שוטף ושקוף (בין היתר, מומלץ להקים אתר אינטרנט ו/או קבוצה סגורה בפייסבוק ו/או ב WhatsApp וליצור רשימת תפוצה במייל, אך אין לשכוח את הדיירים שאינם נגישים למחשב).
• צוות הסברה וקשר עם בעלי דירות: צוות זה עובד מול כל בעלי הדירות, עובר ביניהם באופן שהנציגות תחליט, מלקט מידע ופרטי התקשרות, מטפל בבעיות ובהתנגדויות. הצוות לא רק מטפל בבעיות, אלא אוסף שאלות, צרכים והצעות ומעבירם לנציגות.
• צוות התקשרויות וחוזים: עובד מול אנשי המקצוע והיזמים/קבלנים בתחום

ג. איך בוחרים את חברי הנציגות?

למרות תפקידיה הרבים של הנציגות, חשוב לשמור עליה צרה כדי שתהיה יעילה. הנציגות מונה בדרך כלל בין 5% ל- 10% מבעלי הדירות בבניין.
יש לדאוג לייצוג של קבוצות אוכלוסייה שונות, כדי ליצור אמון אצל בעלי הדירות ולמנוע חשדנות סביב אינטרסים אישיים. אם מדובר במתחם הכולל מספר בניינים, או בניין מרובה כניסות, רצוי להבטיח שיהיה לפחות נציג אחד לכל בניין/כניסה.מאחר שההתחדשות היא תהליך ארוך טווח הכרוך בהחלטות מרובות, מומלץ במתחמים גדולים לבנות ״נציגות הדרגתית״, כלומר: נציגות ברמת הכניסה, ברמת הבניין וברמת המתחם.
הדבר עשוי להקל על העברת המידע באופן שוטף וכן לאפשר לנציגות כולה לפעול כקבוצת כוח גדולה כאשר יש בכך צורך, או לאפשר לבחון נושאים ייחודיים לקבוצה מסוימת בצורה חסכונית ומהירה יותר. הנציגות נבחרת באסיפה רשמית של בעלי הדירות, בהתאם להוראות תקנון הבית המשותף והוראות הדין הרלוונטיות. יש להודיע על קיום האסיפה במועדים הנדרשים לפי תקנון הבית המשותף והוראות הדין, ובהיעדר הוראות לא פחות מארבעה ימים לפני קיומה ועדיף אף יותר מכך. יש לתלות הודעות על קיום האסיפה במקום בולט, למשל על לוח המודעות בכניסה (מומלץ לצלם כתיעוד). ההודעה צריכה לכלול את מועד קיום האסיפה, מיקומה וסדר היום (בחירת נציגות לייצוג דיירי המתחם בפרויקט התחדשות עירונית). בנוסף לכך, רצוי להבטיח, באמצעות הטלפון או באמצעות שוכרי הדירות, שבעלי דירות שאינם מתגוררים במקום יודעים על קיום האסיפה. חשוב להבהיר לבעלי הדירות שנוכחותם חיונית, שהרי הנציגות שתיבחר תייצג גם אותם. כל מי שמעוניין מבעלי הדירות להציג את מועמדותו לנציגות יכול לעשות כן, בתנאי שהוא מוכן לקחת על עצמו את האחריות הנגזרת מהתפקיד ולהקדיש את הזמן הנדרש לכך. הנציגות תיבחר בהצבעה דמוקרטית. יש להקפיד לרשום פרוטוקול המפרט את ההחלטות והנוכחים. בתחילת הישיבה מוצע לבחור את יו״ר הישיבה אשר ירשום את הדברים בפרוטוקול ויאשר אותו בחתימתו.

עקרונות פעולה והמלצות

• עוצמתה של התארגנות: כאשר אתם פועלים יחד אתם חזקים יותר וגדל הסיכוי למימוש תכנית המיטיבה עמכם.
• חשיבות ההתקשרות עם אנשי מקצוע: בחרו היטב אנשי מקצוע מיומנים ואיכותיים, שילוו אתכם בשלבים השונים.
• סבלנות: התחדשות עירונית היא ״ריצה למרחקים ארוכים״. חשוב לשמור על הסבלנות ולהיות מעורבים ככל האפשר בשלבים השונים בדרך.
• מידע: ככל שיהיה בידיכם יותר מידע רלוונטי, תוכלו לעמוד על זכויותיכם בתהליך ולהשפיע במסגרת האפשרויות הקיימות.
• הנציגות יכולה להשתנות במהלך השנים – אנשים פורשים ואחרים נבחרים במקומם.
• הגעה להסכמות: תמיד רצוי לנסות למצוא את הדרך להגיע להסכמה. התנגדויות עשויות לשמש כלי להרחבת נקודת המבט, אך הקשבה וניסיון מסייעים למצוא פתרונות מוסכמים והן מיטיבות את התהליך ומפשטות אותו. שימרו על תקשורת מכבדת ופתוחה, שבמסגרתה יישמעו כל הצרכים וייעשה המרב למציאת עמק השווה בין בעלי העניין השונים.
• עדכון: הקפידו על עדכון שוטף של כל פעילות הנציגות לכלל בעלי הדירות.
• קבלת החלטות: החלטות מתקבלות בישיבות מסודרות. יש לתעד בסיכומי דיון את ההחלטות ולהפיץ את המסמך לכל הדיירים.
• פעילות הנציגים חייבת להתבסס על התחייבות לשקיפות מלאה, לאמינות וליושר. כדי לשמר אמון ושקיפות לאורך זמן, מומלץ לבנות הסכמות ברורות בין הוועד הנבחר לבין דיירי הדירות כבר בתחילת הדרך לגבי העברת המידע הנדרש.
• אין לקיים פגישות עצמאיות או פרטיות עם מי מהגורמים ללא ידיעת כלל חברי הנציגות. 
• על מנת שניתן יהיה להגיע למימושו של פרויקט יש להבין כי החלטות הנציגות הנבחרת מחייבות את כלל הדיירים.

ד. התחייבות חברי נציגות הבית המשותף

אחרי שהנציגות נבחרה היא מתחייבת לפעול למען בעלי הדירות ובשקיפות מלאה – מצורף טופס לדוגמה להתחייבות חברי הנציגות בבית המשותף. (הטופס באתר משרד השיכון).

אנו, החתומים מטה, מתחייבים בפני תושבי הבית המשותף בכתובת האמורה לעיל כדלקמן:

1. לפעול בשקיפות וללא משוא פנים לייצוג מירב האינטרסים והדעות השונות בבית המשותף.
2. לפעול לקידום הפרויקט ומימושו תוך מתן מענה מיטבי לצרכים והרצונות של מרבית בעלי הדירות בבניין.
3. להימנע מיצירת קשר כלשהו עם גורם יזמי, לרבות מארגנים, בהקשר של הפרויקט הרלוונטי שלא במסגרת 3נציגות הבית המשותף.
4. להימנע מכל שימוש בעמדת הנציגות להשגת מטרות אישיות באופן שאינו שקוף. 
5. להצהיר באופן פומבי, ובפרט בפני יתר בעלי הנכסים ובפני מנהל הפרויקט, על כל ניגוד עניינים או חשש לניגוד עניינים.
6. לפעול לעדכון שוטף של דיירי הבניין ובעלי הנכסים בו אודות התקדמות הפרויקט (פרוטוקולים של ישיבות, החלטות ואישורים שהתקבלו וכיו״ב).
7. לתפקד כגוף מתווך הפועל להפצה של מידע וסיוע בקבלת החלטות, ולא כגוף הפועל לקבלת החלטות 7משמעותיות בשם בעלי הדירות בבניין.
8. לפעול להענקת תוקף מחדש של הנציגות כל 3 שנים, ו/או לפעול לבחירות מחודשות.